Entrevista a Macarena Roure

Asistente de Dirección de Puerta del Sur S.A.
(Foto: Cheese Estudio)

Trabaja hace más de un año como Asistente de Dirección General de Puerta del Sur S.A. (Aeropuerto Internacional de Carrasco) teniendo a su cargo la Asistencia Ejecutiva del Ing. Martín Eurnekian, Presidente del Aeropuerto Internacional de Carrasco, Director de Desarrollo Internacional de Corporación América S.A. y Miembro del Board de Corporación América.
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A: Hacenos una pequeña introducción de tu carrera como Asistente.
Mi carrera comienza haciendo una suplencia en Unisys como secretaria del Gerente General durante un mes (una de las empresas donde había realizado las prácticas de oficina de Junior College).
Luego, con la apertura de CASTELLS & CASTELLS me voy a asistir al Director Horacio Castells, formando parte del equipo de start up de la empresa en sus inicios hasta dos años después.
Por último, la mayor parte de mi carrera profesional se la debo a IBM donde trabajé durante 13 años siempre asistiendo diversas Gerencias como Marketing, Ventas y Productos y en los últimos años la Gerencia General.
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A: Contanos en qué consiste un día normal de trabajo como Asistente de Dirección del Aeropuerto Internacional de Carrasco?
Es muy dinámico y multirúbrico debido a la diversidad de temas que se manejan por lo que no es fácil describir un día como “normal” asociado a una rutina. Cada día es diferente pero todos igualmente demandantes y exigidos. Es difícil cumplir una agenda estructurada ya que siempre surgen temas nuevos y variados sumado a los viajes frecuentes.
En lo que tiene que ver con asumir el Rol de Asistente Ejecutiva de un jefe con esta jerarquía, un día normal de trabajo me implica entre otras cosas recibir delegación de trabajos, ser nexo de comunicaciones en la transmisión de informaciones e instrucciones y representarlo siempre que sea necesario. Y si vamos a las tareas en si mismas, son diversas pero podría destacar algunas como planificar y coordinar reuniones y entrevistas, recibir visitas, contestar el teléfono, elaborar cartas, informes, traducciones, manejar cuentas bancarias, revisar documentos para su aprobación, recibir, clasificar, procesar y delegar correspondencia, presentar informes de input ya sea para reuniones puntuales o para definiciones a ejecutar, coordinación de viajes, organización de almuerzos / cenas de trabajo, eventos y sobre todo hacer un seguimiento permanente.
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A: De todas estas actividades, cuál es la que más disfrutas y la que menos te gusta?
En términos generales disfruto de todas las tareas, me gusta mi trabajo y el rol que cumplo. Tal vez lo que más disfruto es la “Comunicación”, tan importante dentro del rol de la Secretaria Ejecutiva ya que se actúa como interlocutor válido para un sinnúmero de situaciones de comunicación que demandan las tareas a diario. Me gusta porque tiene mucho que ver con las Relaciones Públicas, donde somos relacionistas a diario intentando ayudar a mantener buenas relaciones entre nuestro jefe y demás empleados, la empresa y sus clientes.
También disfruto al cumplir la agenda, me da satisfacción ir cerrando todos los temas pendientes y tal vez lo que menos me gusta es tener que hacer demasiados follow up.
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A: Qué consejo le darías a las secretarias que hoy se están iniciando en esta actividad.
Que más allá de los conocimientos teóricos y académicos que puedan haber adquirido no dejen de apoyarse en esas cualidades personales que no deben faltar para conseguir como resultado un auténtico equipo de trabajo entre Jefe-Secretaria. Cualidades necesarias además para favorecer las relaciones humanas dentro y fuera de la organización. Cualidades como lealtad, tolerancia y aceptación, discreción, tacto, modales formales, estabilidad emocional y sentido común entre otros.
También es clave e importante reconocer cuando nos equivocamos y aprender de nuestros errores sabiendo escuchar.
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A: En todos estos años de trabajo, tenés alguna anécdota divertida que nos puedas contar?
Si, por suerte muchas, ya que el trabajo es gran parte de nuestra vida, por tanto es bueno que lo podamos tomar como algo que disfrutamos y hasta nos divertimos siempre enmarcado en un ámbito de profesionalismo y responsabilidad.
Una de ellas fue al poco tiempo de comenzar a trabajar en IBM, un cliente llama y luego del saludo inicial le digo “digame” a lo que el cliente me responde: “me” …
Otra … estando yo sentada en mi escritorio siento un ruido escandaloso de una caída PATAPUM CRASH PUM … fue un estruendo ya que los pisos en aquellas oficinas iniciales de IBM eran de madera, me asusté y pensé … se mató alguien por Dios!! … increíble fue mi sorpresa y tentación de no parar de reírme cuando al llegar al lugar me encuentro a mi compañero sentado en el piso con la silla a un lado dada vuelta … pero todavía hablando por teléfono!! …
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A: Los tiempos han cambiado y así las exigencias de las Asistentes y Secretarias. Cuál sería para ti el perfil que una Asistente Ejecutiva debe tener?
Es verdad, los tiempos han cambiado, pero del mismo modo también han cambiado las formas y herramientas de trabajo. Así como las exigencias son mayores y las agendas más demandantes, estos cambios van acompasados de un enorme caudal de herramientas y tecnologías de la información que nos ayudan a ser cada día más eficientes. Actualmente una Asistente Ejecutiva no necesariamente tiene que haber estudiado un Secretariado Ejecutivo, muchos de estos puestos son ocupados por personas de indistinto sexo con títulos profesionales universitarios variados, lo que de algún modo refleja la importancia de este puesto en la actualidad.
Más allá de la tecnología y las herramientas con las que hoy contamos, pienso que el perfil de antes y de ahora debe estar acompañado de valores y normas de conducta. No hay fórmulas ni respuestas a decisiones que tenemos que tomar cada día, sin embargo, esas decisiones deben ser consistentes con nuestros valores y actitudes tales como: actitud positiva disfrutando nuestra oportunidad de trabajar, actitud de equipo y actitud de mejora continua, intentando lograr con alegría mediante una administración eficaz del tiempo un equilibrio entre responsabilidades profesionales, familiares y sociales.