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Protocolo Empresarial

Antiguamente el protocolo se aplicaba de forma prácticamente exclusiva a los asuntos de Estado y al ámbito diplomático. En la actualidad es ampliamente utilizado en el ámbito empresarial, puesto que la tendencia global mundial nos presenta nuevas condiciones de relacionamiento, donde un adecuado comportamiento es fundamental, ya que la imagen institucional se ve reflejada en el accionar de sus integrantes.

Por lo tanto, las empresas requieren personal calificado y especializado en esta área para moverse exitosamente en el mundo corporativo.

Si bien la atención al protocolo es conveniente tenerla en cuenta en todos los sectores que integran la empresa, se hace imprescindible en los escalafones de mandos medios y altos. En la realidad, a los altos directivos se les presentan situaciones donde deben hacer uso de normas protocolares para resolver situaciones con criterio, elegancia y eficiencia.

La aplicación del protocolo dentro de la labor empresarial es muy amplia, detallaremos las más destacadas:

El ejecutivo, su imagen y su proyección en el mundo empresarial: tanto el ejecutivo como el staff deben tomar conciencia que la imagen personal, el comportamiento social, la comunicación gestual y el desempeño laboral repercute directamente en la imagen corporativa de la empresa a la que pertenecen.

Precedencia interna y externa: “precedencia”: quién precede a quién? es el orden que según las normas protocolares le corresponde a una persona con respecto a otra u otras, de aplicación corriente en el ámbito diplomático y oficial. En el ámbito empresarial generalmente se aplica la precedencia interna, según el organigrama. En cuanto a la precedencia externa, habrá diferentes situaciones para: empresarios (fecha de fundación de la empresa, cargo que ocupa, edad, otros), autoridades públicas (rango, edad), directores de organismos internacionales (rango, edad), etc.

Comunicación verbal y escrita interna y externa: internamente la comunicación puede ser ascendente, horizontal y/o descendente. En cualquiera de los casos, el diálogo debe ser respetuoso y cortés, así como también en la línea descendente, es importante, que a través de un criterio justo y equitativo, exista reconocimiento. En la comunicación externa entre ejecutivos de otras empresas, con los clientes o los proveedores, los parámetros de la conversación son: mensaje corto, claro y conciso, organización del pensamiento para preguntar y responder certeramente. Una conversación de negocios puede lograr su objetivo si se desarrolla de manera adecuada y conveniente. La comunicación escrita, también plantea su desafío, debe considerar las características del mensaje (las 3C), la presentación, la redacción comercial y su puntuación. Ejemplos más comunes: cartas comerciales, saludos de presentación, invitaciones, faxes, e-mails, internamente: memorandos, informes, circulares, notificaciones, etc.

Solicitud de reuniones o entrevistas: entre ejecutivos que ya tienen relación comercial se solicitan telefónicamente o por e-mail, brevemente se explica el motivo por el cual se solicita una cita, creando expectativa para concretar el encuentro. Se debe demostrar disponibilidad e interés. El protocolo señala en otros casos, que luego de hacer un primer contacto telefónico, deberemos formalizar la solicitud por carta o fax, dependiendo de la jerarquía del destinatario.

Saludo y presentaciones: saber presentar a otro/s y presentarse es un arte que se rige por el protocolo y así deberá ser considerado. Los elementos a tomar en cuenta son: edad, rango, categoría o jerarquía; en cuanto al género, es importante señalar que en la empresa la mujer no es considerada en razón de su género sino de su cargo.

Comportamiento interno de ejecutivos, mandos medios e inferiores: el comportamiento deberá ser natural, con inclusión de buenos modales, discreción, respeto y cortesía. Lo óptimo es ser en la vida privada exactamente igual que en la vida pública. Podrán existir códigos de conducta específicos de cada empresa que se deberán tener en cuenta en cada caso en particular.

Comportamiento en viajes de negocios: actualmente los viajes de negocios son frecuentes, y es necesario aprender a viajar para que resulte agradable y beneficioso, tanto para el ejecutivo como para la empresa a la que se representa. Por lo tanto, obtener información y conocer detalles del destino es útil para entablar conversación con quienes compartiremos reuniones empresariales. Asimismo, si el objetivo del viaje lo amerita, llevar un presente, ya sea un artículo de merchandising de nuestra propia empresa o un regalo típico de nuestro país es también aconsejable para un mejor relacionamiento social.