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Plan de contingencia

Cada vez más las empresas, las instituciones y también nosotros los Organizadores Profesionales de Eventos (OPEs) estamos llamados a elaborar planes que nos permitan actuar frente a nuevas situaciones que impliquen cambios de estrategias y rumbos.

¿Qué significa un plan de contigencia?

Implica trabajar con hipótesis y desarrollar escenarios posibles.

El plan debe ser:

Realista.
Operativo.
Exhaustivo.
Eficaz.
Fácil lectura e interpretación.
Expresión clara de lo que hay qué hacer, por quién y cuándo.

Que un OPE prepare planes de contingencia, no significa que reconozca cierta ineficacia en su labor, todo lo contrario, sino que supone un avance a la hora de superar cualquier eventualidad que pueda atentar contra el éxito del evento planificado.

¿Qué contiene un plan de contingencia?

a) Naturaleza de la contingencia 
b) Repercusiones operativas de la contingencia 
c) Respuestas viables d) Implicaciones financieras de las respuestas 
e) Cualquier efecto secundario

La planificación aumenta la capacidad de organización en caso de situaciones imprevistas, sirviendo como punto de partida para las respuestas en caso de emergencia.

Como responsables de la planificación, debemos evaluar constantemente los planes creados. Asimismo, deberemos incluir otras situaciones que se pudiesen producir. Un Plan de Contingencia estático se queda rápidamente obsoleto y alimenta una falsa sensación de seguridad, solo mediante la revisión y actualización periódica del plan, las medidas preparatorias seguirán siendo adecuadas y pertinentes.

Todo plan debe tener en cuenta al equipo humano que participará directamente en él desde el personal que lo planifica hasta aquellos que operativamente participarían en el accidente. Debemos tener en cuenta los procedimientos para la revisión del plan, quien lo actualizará y cómo esa información llega a los involucrados.

Plan de Emergencia

Debemos incluir los siguientes elementos:
a) Identificación del escenario
b) Objetivos operativos
c) Medidas que se deben adoptar
d) Investigación
e) Conclusiones

Objetivos Generales
a) Minimizar el impacto en el evento

Objetivos Particulares
b) Gestión y coordinación integral
c) Asignación de responsabilidades
d) Activación del Plan de Emergencia
e) Minimizar consecuencias
f) Preservar la imagen del OPE

¿Cómo debe actuar el OPE ante una emergencia?

Con:

Profesionalismo
Serenidad
Seguridad de sí mismo
Flexibilidad
Autoridad y mando
Creatividad
Ejecutividad

Algunos ejemplos que sorprendieron a los organizadores y al mundo entero que seguramente no fueron pensados cuando se planificaron los eventos: el zapatazo recibido por el entonces Presidente George Bush durante una conferencia de prensa en Iraq durante el año 2008, o la irrupción de la reina del carnaval de Gualeguaychú, Evangelina Carrozo, portando un cartel en contra de las papeleras durante el desarrollo de la cumbre presidencial de Viena en el año 2006.

En el Plan de Contingencias se valorarán diferentes escenarios posibles, esta actividad es la más intuitiva y sin embargo una de las más importantes ya que sienta las bases de toda planificación posterior. Para establecer escenarios es necesario formular distintas hipótesis, aunque éstas se basen en todos los conocimientos disponibles, el elemento de imprevisibilidad deberá estar presente.