Claves para un evento exitoso

Como secretarias, muchas veces, nos enfrentamos a la organización de un evento, desde un desayuno de trabajo interno, pasando por el lanzamiento de un nuevo producto, una recepción para agasajar a nuestros cliente o la celebración de fin de año… Hay muchos momentos oportunos para organizar una reunión.
“El evento es una formidable herramienta de marketing y comunicación, ideal para promover y mejorar la imagen corporativa”… y es así que cada día más las empresas y las instituciones lo consideran fundamental en sus estrategias.

Por lo tanto, hay empresas que permanentemente están organizando eventos de diferente índole, lo importante es conocer algunas claves que nos ayudarán a no estresarnos y lograr cumplir con la tarea encomendada:

1. Tener bien claro cuál es el objetivo del evento, qué pretende el director o el gerente lograr con la realización del mismo.

2. Saber de antemano con qué recursos económicos y humanos contamos. Muchas veces nos embarcamos en organizaciones demasiado ambiciosas sin solicitar ayuda externa y después nos damos cuenta que el tiempo disponible no es suficiente.

3. Determinar el lugar, fecha, cantidad de invitados y tipo de recepción. Esto estará acorde con los dos puntos anteriores.

4. Planificar y desarrollar ordenadamente cada una de las tareas a realizar.

5. Solicitar presupuestos a proveedores confiables, en el medio hay excelentes proveedores de cada rubro, siempre busquemos aquellos con quienes nos sentimos más cómodas para trabajar, o ya los conocemos de ocasiones anteriores ya que generalmente estaremos en contacto permanente durante todo el proceso de organización. También podemos tercerizar parcial o totalmente la organización del evento y dejar en manos de profesionales toda la planificación y ejecución del mismo.

6. ¿Cómo elegir el presupuesto correcto? Analizarlo con detenimiento, ver las condiciones de contratación y compararlo con otros. Tengamos en cuenta cuando comparemos que los elementos sean comparables, no siempre ni lo más barato ni lo más caro es lo que más se adecua a nuestro evento.
7. Busquemos ser creativos, darles un toque personal marcará la diferencia y los invitados y participantes lo apreciarán.

8. El día del evento, deberemos controlar y supervisar que todo salga según lo planeado. Recordemos: la clave es lograr un ambiente cálido y grato, donde participantes, organizadores, invitados, auspiciantes (si los hubiera) disfruten del evento.

9. Como tarea posterior, tendremos en cuenta realizar los agradecimientos, devoluciones, entregas y pagos correspondientes.

10. Evaluar es un punto final interesante, que nos marca los pasos a seguir en futuros eventos.

Si bien organizar un evento no es tarea sencilla, podemos recurrir a los Organizadores Profesionales de Eventos, quienes sabrán acompañarnos y asesorarnos en cada una de las etapas, así lograremos disfrutar de un evento exitoso.

“Hay que ponerle alma y dedicación para lograrlo”…

Rossana Supparo
Directora
Impacto Comunicacional
www.supparo.net